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働き方改革

2016/10/25

会議室もアウトソーシング! ~公共の会議室利用のススメ~


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こんにちは、働き方革命事業部総務担当の前田です。

すっかり涼しくなり、コンビニのおでんに心惹かれる季節になってきましたね。

さて、フローレンスでは毎日多くのミーティングが行われています。最近、スタッフの増加に伴い、ミーティングスペースが手狭になってきました。また、保育スタッフ向けの研修も同じ場所で行われていることもあり、パーティションで仕切っただけのミーティングスペースでは、熱い熱い志をもったスタッフの声がちょっと隣のスペースに響きすぎ……なんてこともよくあります。

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ミーティングスペースの様子。スタッフが増えてきてだんだん場所の確保がしづらくなってきました。

そこで「日本一多様かつ働きがいのある組織づくりを実践・伝導することで、働き方問題を解決する」をミッションとしている我々働き方革命事業部で、この「ミーティングスペース足りない問題」の解決策を考えようということになりました。

しかしながら、何も考えずに、オフィスの増床を……などと言ってみれば、『固定費は親の仇と思え』が信条の某経営者から検討し直しを命じられるであろうことは目に見えています。

そこで考えたのは、コスト削減の基本的な施策のひとつであるアウトソーシングを会議スペースにも適用してみるという案です。

具体的には、公共施設の会議室を使ったらどうだろうということで、トライアルとして実際に使ってみました。今回はその使用感などについてご報告します。

社内ミーティングに、公共の会議室を使ってみた。

【公共施設の会議室を利用する】

都内には様々な貸出可能な会議スペースがありますが、意外と知られていないのが公共施設の会議室です。

会議室利用には、事前に団体登録が必要ですが、規定の書類を揃えれば申し込みは比較的簡単です。

千代田区の場合、6つの出張所の中に利用可能な会議室が複数あります。洋室、和室、舞台付きの部屋や料理室まであるんです。

【利用料・時間帯】

公共の会議室の利点は、とにかく利用料が安いことです。

例えば、千代田区(※)の富士見区民会館の、70人定員の洋室利用の場合、

午前 (9時~12時)2500円
午後 (13時~17時)3400円

ということで、1時間あたり1000円以下で利用することができます。

ただし、利用は午前・午後など数時間単位なので、うまく複数のミーティングを入れるなど、工夫は必要です。

ちなみに、公共でないレンタル会議室の場合、私が探した限りでは、安くても1時間あたり2000円はかかるのが相場という感じでした。

※千代田区の各会議室の利用料などについてはこちらをご覧ください。

千代田区の各施設の内容及び使用料(千代田区ページにあるPDFファイル)

【利用できる設備】(例として、富士見会館の場合)

以下は事前の申込みで借りることができます。
・プロジェクター 
・マイク

残念ながらネットワーク(Wi-Fi)設備はありません。

【実際に使ってみた】

まだ残暑が厳しい8月某日。我々働き方革命事業部の定例ミーティングの日。

オフィスから徒歩5分の場所にある富士見会館へ、ぞろぞろと移動。なんだかみんな楽しそう。

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歩いて5分ほどで千代田区富士見出張所へ。緑に囲まれた静かな立地にあります。

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部屋もとても静かで快適です。

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実際に使ってみてどうだったか?

【外部の公共会議室を使ってみたメリット】

1.途中邪魔されることもなく会議に集中できます。

2.いつもと場所が変わることで、気持ちのリフレッシュができます。

行き詰まってしまったアイデア、着地点が見えない議案、疲弊するメンバー……場所を変えてみたら気分も変わって、意外といい案出たりするかもしれません。熱くなりすぎたり、逆にげんなりした気分もリフレッシュ!

3.みんなで出かけることで、コミュニケーションが増えます。

徒歩数分でも、ミーティングメンバーで雑談しながら歩くのはよいコミュニケーションの機会になります。

会議が終われば、そのまま近場のランチに繰り出すもよし。さらに交流を深めることもできます。

2016-09-27

陣内マネージャ(左下)「昼からガッツリ食べるぞ~!!」(このあと「食べすぎて胃が……」と言っていました)

【一方で……外部会議室のデメリット】

1.移動時間がかかります。

施設の立地によっては、徒歩数分かかる場合もあります。移動時間も含めたタイムスケジューリングが大切になります。

2.1時間単位では利用できません。

先ほども書きましたが、利用は午前、午後など数時間単位が基本になります。複数のミーティング入れないと、利用料の安さという利点を活かせないことも。工夫が必要ですね。

さいごに

気をつけるべき点もありますが、外部会議室の利用はメリットもたくさんあります。会議スペースに余裕がある会社も、そうでない会社も、外部会議室を大いに利用しましょう! 新しい方向が見えてくるかもしれません。


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書いた人:前田 三佳



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