グループウェアは無料で構築する

少し前にチーム内での情報共有について書いた。これについては、どうやって整えていけばいいのだろうか。結論をいえば、とにかく無料で整える！ しつこいようだが、最初はできるだけお金を使わないにかぎる。では、どうやってお金を使わずに情報共有していけばいいのだろうか。

じつはこれは、ムチャクチャ簡単。まず、メンバーのメール。これはＧmailで事足りる。ご存じのとおり、これなら無料。チームの予定表はGoogleカレンダーでいい。これも無料。ファイルの共有はGoogleドライブ。あるいはDropbox（ドロップボックス）。これらも無料。Google以外にも、サイボウズというＩＴ企業が非営利団体向けに無料で提供しているグループウェア「サイボウズLive」がある。これを利用してもいいだろう。その他、チームのミーティングをパソコンのモニターを通じて行う時はGoogle＋ハングアウトを利用する。有名なSkypeは複数で画面を共有する場合は有料になってしまうが、こちらだと複数でも無料なのだ。顧客の名簿の管理をエクセルでやると、後々管理が非常に大変になる。そんな時のために、あらかじめクラウド型の顧客管理システムのSalesforceを導入しておくと良い。SalesforceはNPO向けにサービス無償提供プログラムを持っている。

このように、お金をほとんどかけなくても、チーム内での情報共有は楽々できるのである。しかも、これらはかなり機能が充実しているので、固定費節約のため、お金がまわりはじめてからも継続的に利用することをお勧めする。

ブログやフェイスブックの思わぬ効果

「情報」に関して、外に向けて発信することにもふれておこう。「情報発信」というと「ウェブサイト」をまっさきに思い浮かべるかもしれないが、準備段階でいきなりは、はっきりいって無理。対外的な情報発信は、まずはブログとフェイスブック、ツイッターの３つを使って行っていこう。じつは、これらがいろいろな効果をもたらしてくれる。
たとえば日々、さまざまな活動状況を発信することで、チーム内、さらにはステークホルダー（支援してくれる個人や財団・企業など）への活動報告になる。また、応援してくれる人を増やす効果もある。たまたま読んでくれた人が、「頑張っている人がいるんだ。私も手伝いたいな」と思ってくれるきっかけづくりになるからだ。さらに、このように日々の活動報告が蓄積されることで新しくかかわってくれた人には、その団体の歴史や、メンバーたちの人となりを知ってもらえるツールとなる。

そのほか、ブログやフェイスブック、ツイッターの更新をルーティンにすることで、将来、ウェブサイトをつくった時に、スムーズに移行しやすいというメリットもある。こうした情報発信は、団体そのもので行うのと同時に、経営者個人でも進めるのがお勧め。以前、ＮＰＯやソーシャルビジネスにおいては、経営者のパーソナリティーが共感の有無に大きく作用すると書いた（「本格的な準備をしよう<資金編>」）。経営者個人が情報発信することで、自分自身を知ってもらういい機会になるのである。一方、団体そのものの情報発信は学生インターンや社会人プロボノにまかせるのがいいだろう。ブログなどの更新は遠隔でもできるので、彼らにまかせやすい仕事だといえる。

サービスインの前にはウェブサイトをスタート

一方、ウェブサイトをつくるタイミングはいつごろがいいのだろうか。さすがにサービスイン後に、ウェブサイトがないのは心もとない。利用者に、どこか頼りない団体との印象を与えかねない。なので、ウェブサイトはサービスインの手前にはつくっておきたい。助成金などでお金が入ったころが、そのタイミングだろう。ただし、いきなり作成費用が100万円を超えるようなものにする必要はない。最初はボリュームを少なくして、30万～50万円くらいでつくれるものにする。あるいは社会人プロボノにお願いして、タダ同然でつくってもらえるのならば、それに越したことはない。

ＮＰＯやソーシャルビジネスにかぎらず、起業の鉄則は、最初は小さく、どんどん大きく育てていく。いかにお金をかけないで、いいものをつくっていけるかを考えるのが重要だ。なお、ウェブサイトをつくっても、フェイスブックとツイッターは生かしておこう。一方、ブログはウェブサイトに移行させるのがいいだろう。

>>【vol.22「サービスインしよう（１）～プレスリリースを書く～】に続く

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