こんにちは、働き方革命事業部 人事／研修担当の篠田です。
今回は、コンプライアンス施策についてのお話です。
法令順守意識が高まっている昨今、みなさんの会社でも様々な対策が講じられていると思いますが、フローレンスでも様々な施策を導入しています。
今回は、フローレンスがコンプライアンス対策のために行っている施策のひとつである社内研修「コンプライアンスキャンプ」について、研修の内容や工夫についてご紹介します。
そもそもコンプライアンスとは？？
組織運営の中でよく言われる「コンプライアンス」という言葉は、一般的には「法令遵守」と訳されます。つまり「法律や条例を守ること」ということですね。
でも、求められていることは、実際にはそれだけではありません。
「法令遵守」に留まらず、内部規程、マニュアル、個人情報の取り扱いなどの内部ガバナンスの取り組み、更にはそのための環境の整備や人材育成などなど・・・。
「法令遵守」の一言だけでは表現しきれるものではなく、実務レベルでは非常に幅広い対応が求められます。
フローレンスのコンプライアンス施策とは？？
この「コンプライアンス」というレンズから覗き見たときに、フローレンスを取りまくリスク（あえてリスクといいます）には、さまざまなものがあります。
例えばインターネットを通じて業務データが漏洩するリスク、SNSに不適切な情報をポストしてしまうリスク、病児保育やその他事業で扱う個人情報に関するリスクなどなど。
リスクの大きさはさまざまですが、いずれもフローレンスのステークホルダー（サービスを利用している方、支援してくださっている方など）に不利益をもたらすことになりかねません。
そのため、そういったリスクを防ぐために、フローレンスでは
・情報セキュリティガイドライン
・個人情報管理ガイドライン
・ソーシャルメディア活用ガイドライン
などといった社内ガイドラインを定めています。
しかし、ガイドラインを定めただけでは、スタッフへのコンプライアンス意識の浸透は難しいというのが実際のところ。
そのため、フローレンスでは、各ガイドラインの内容を振り返り、理解を深めるための社内研修を行っています。それが「コンプライアンスキャンプ」です。
【講師を務めるスタッフのニックネームや普段の役割を伝えたり。
コンプライアンスキャンプとは、どんな研修？
フローレンスは約350名のスタッフ（2015年9月現在）を抱えており、日本のNPOとしてはかなり大所帯です。毎日異なる会員のお宅を訪問するこどもレスキュー隊員、おうち保育園や障害児保育園ヘレンの保育スタッフ、そして本部オフィスに勤務する事務局スタッフなど、様々な職種のスタッフがいて、就業場所も業務内容も多岐に渡っています。
そのため、コンプライアンス研修は全員が受講できるよう複数回に渡って行い、「コンプライアンスキャンプ」と銘打って、キャンペーンのように1か月以上をかけて全社的に実施しています。
【ポップな壁の横で、システム使用の留意点についての硬いお話し】
研修の構成は
・コンプライアンスとは
・情報セキュリティ研修
・ソーシャルメディア活用ガイドライン
となっています。
それぞれの内容は次のようになっています。
「コンプライアンスとは」
コンプライアンスの概念や個人情報保護法などの法令の概観を理解することが目的です。
また、今年度はプラスアルファとして、今一番ホットな「マイナンバー」の概要も合わせて説明しています。
「情報セキュリティ研修」
メールの利用や、PC・スマートフォンなど情報機器や情報の取り扱い、事故が発生した際の対応などを、内部ガイドラインをベースに説明します。
「ソーシャルメディア活用ガイドライン」
フローレンスでのSNS活用の方針の再確認に加えて、フェイスブックなどで実際に起きたトラブル事例を紹介し、気を付けるべき点を具体的に示します。
それぞれ、人事担当、システム担当、ウェブ・広報担当など、社内の関係部署に所属するスタッフが講師となり、講義内容をまとめ、実際の説明も行っています。
【ソーシャルメディア研修。Facebookアプリを介した友達リスト流出の事例紹介にどよめく社員たち】
研修効果を上げるための工夫も
何よりも、各スタッフにしっかり内容を理解してもらうことが大切なので、研修効果を上げるためにいくつかの工夫を行っています。
工夫その１ 職種別に研修を実施する
保育スタッフならお子さんや親御さんの情報の取り扱い、本部スタッフならPCやクラウドデータの取り扱いなど、気を付けるべきポイントは異なるため、研修を受ける 相手に合わせてプログラムを変えています。
工夫その２ Googleフォームを使った振り返りテスト
終わった後には、各スタッフに小テストを受けてもらいます。合格点や再テストなどといったルールは特にありませんが、振り返って思い出し、知識を定着させることが目的です。
ちなみに、テストはGoogleフォームを使って行うことで省力化しています。
工夫その３ 振り返りとPDCAサイクル
コンプライアンスキャンプは社内研修なので、研修を運営するのも社内スタッフです。ですので、研修においてもＰＤＣＡを忘れません。
Ｐ－コンプライアンス研修計画の立案、 Ｄ－研修実施 Ｃ－テストとアンケートの実施
Ａ－テストとアンケート内容を振りかえり、次の施策につなげる
研修は回数も多いですが、必ずその都度アンケートをとり（アンケートもGoogleフォームを使っています）、振り返りとそれを受けた内容のブラッシュアップを行っています。
工夫その４ どうしても研修を受けられない人にはe-ラーニング
ライブ研修には、質疑応答を共有できる、普段接点のない別の職種の人とのコミュニケーションがとれるといった、本来の研修以外のメリットも多くあるため、出席は原則として必須としています。
ただし、どうしても業務都合で受講が難しい社員もいますので、その場合は研修で使った資料をクラウド上に公開し、e-ラーニングの受講を義務付けています。
またこのe-ラーニングは入社した新入社員も受講することを義務付けられています。
【仙台のスタッフ向けにスカイプを設定中。本部以外のスタッフにも同時配信します。】
まとめ
フローレンスの事業内容は、当初病児保育が中心でした。しかし、現在では、おうち保育園、障害児保育など、どんどん広がっており、新規事業の準備も着々と進んでいます。
フェイスブックやツイッターなどといったSNSの積極活用、クラウド活用をベースにした業務データ管理や在宅勤務といったフローレンスのワークスタイルは、自由度が高く見えるかもしれません。しかし、これらの施策は、あくまでルールを守った上でのもの。
コンプライアンスの重要性を浸透させるために様々な工夫を凝らし、それにより病児保育会員の皆さんや寄付者の皆様、社員そしてフローレンスという組織を守る、ということをハタカク（働き方革命事業部）の私たちはいつも意識しています。
これからも、法令や各種ルールを遵守し、信頼を積み重ねながら、親子の笑顔を妨げる社会問題を解決するため、前に進んでいきたいと思っています。
