平素より弊会の運営に対し多大なるご理解とご協力を賜り、厚く御礼申し上げます。
2026年3月27日付で公表いたしました「補助金交付要綱等に関する指摘事項についてのご報告」に関し、弊会としての再発防止策を取りまとめましたので、下記の通りご報告申し上げます。
本件により、関係者の皆さまに多大なるご心配とご迷惑をおかけしましたことを、改めて深くお詫び申し上げます。
過去の報告は、以下をご参照ください。
補助金交付要綱等に関するご指摘と対応について（2025年11月12日）
補助金交付要綱等に関する不適合への対応と是正措置について（2025年11月28日）
補助金交付要綱等に関する指摘事項についてのご報告（2026年3月27日）
本件の原因について
補助金交付要綱等に関する指摘事項についてのご報告にてご報告いたしました通り、本件につきましては、補助金交付要綱、契約、借入および担保設定等に関する確認・管理体制が不十分であったことに加え、複数部門にまたがる案件における意思決定および確認プロセスが十分に整備・運用されていなかったことが原因であったと認識しております。
また、本件は単なる個別の事務処理上の問題ではなく、組織としての内部統制およびガバナンスにおける課題があったものと認識しております。公益活動を行うNPO法人としての説明責任や透明性に対する社会からの期待を真摯に受け止め、組織運営のあり方そのものを見直してまいります。
渋谷区への提出と受領した通知について
弊会は、本件に関する再発防止策を2026年6月26日に渋谷区へ提出しております。
その後、渋谷区より、2026年9月17日付で「補助金関連事務の適正化等について（通知）」を受領いたしました。通知の内容は以下の通りです。
| 1. 補助金関連事務の適正化に関する通知事項 (1)関連法規の理解 補助金等に係る予算の執行の適正化に関する法律(昭和 30 年法律第 179 号)その他の関連法規(通知を含む)を理解した上で、補助事業を実施すること (2)組織的な事務処理体制の構築 補助金関連事務について、組織的な事務処理体制を構築すること (3)事務処理記録体制の整備 補助金関連事務の処理経過について、事後の検証に対応できるように適切に記録を行うこと (4)再発防止策の確実な実施 (1)、(2)、(3)を踏まえて作成した再発防止策を確実に実施すること 2. 当区が認めた不適切な事務処理の概要 貴法人が、当区が交付した補助金を財源として整備した本件建物に対し、当区が承諾した所謂普通抵当権ではなく根抵当権を設定した。 |
本通知を踏まえ、以下の再発防止策を実施してまいります。
なお、これらは2026年3月27日付のご報告においてお示しした5つの方向性を、重複を整理のうえ4項目に再構成したものです。
再発防止策について
1. 決裁権限規程の見直しおよび意思決定ルールの明文化
決裁権限規程を見直し、借入および担保設定に係る担保種別や金額に応じた複数人による承認プロセスを設定し、明確化いたします。また、意思決定に必要な情報（担保条件、担保種別、極度額等）を明文化し、関係者間での共有を徹底いたします。
2. 行政手続きの明文化
補助金交付要綱、関係法令・通知および行政との契約書等を一元管理するデータベースを構築し、案件ごとに適用される制約条件を明確に把握できる体制をつくります。行政手続きにおいては、要綱等に照らし必要な手続きを不備なく実施できるよう、業務フローを整備いたします。また、これらの手続きが適正に運用されているかモニタリングを定期的に実施いたします。
特に、補助金付き財産に関する処分および担保設定を行う際は、チェックリスト等を用いて担保設定・譲渡等を確認する運用とします。担保設定に関する手続きにおいては、承諾を得た内容と実際に実行する手続き内容（普通抵当権か根抵当権かを含む）が一致しているかを確認する運用を徹底いたします。さらに、当該手続きにおいては法務担当部門または弁護士による確認を必須のプロセスとして業務フローに組み込みます。
3. 外部折衝の情報管理ガイドラインの作成
意思決定の事後検証を可能にするため、組織運営上重要な交渉記録（電話・会議のメモを含む）および重要な意思決定プロセスの記録・保存ルールを策定いたします。
4. 内部統制およびガバナンスの強化
新たに内部統制推進室を組成し、上記の統制環境の整備および組織学習を推進いたします。本件を踏まえた再発防止策の実施状況については、定期的に点検・評価を行う体制を構築いたします。また、監事を1名から2名に増員し、内部統制のモニタリングを行い、ガバナンスを強化してまいります。
なお、本件と同様の担保設定の有無について、弊会が運営する他の施設においても確認を行い、該当がないことを確認しております。
今回策定した再発防止策を一過性の対応にとどめることなく、継続的に点検・改善を重ねてまいります。関係者の皆さまからの信頼にお応えできるよう、法令遵守と適正な組織運営を徹底してまいります。
2026年9月30日
認定NPO法人フローレンス
代表理事 赤坂 緑
