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働き方改革

2015/08/29

病児保育予約サイトをリニューアル!フローレンスのシステム開発プロジェクトの裏側!

 


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こんにちは! ハタカク(働き方革命事業部)システムチームの橋本です。

今回は、フローレンスのシステム開発プロジェクトについてご紹介します!

フローレンスの病児保育サービスは、専用のウェブサイトから入会登録・予約を行う仕組みになっています。
その病児保育会員向けサイトを、2015年5月に、全面的にリニューアルしました。

中心となったのは、病児保育事業部の橋田、プロジェクトマネジメントの業務委託で参画している扇谷、そして2014年12月に働き方革命事業部システム担当として入社した陣内の3人。

その3人に、プロジェクトを振り返り、座談会形式でざっくばらんに語ってもらいました。
どんな大変なことがあったのか、それをどのように乗り越えたのか、そして、フローレンスならではのポイントとは?

フローレンスのシステム開発プロジェクトの裏側を、どうぞご覧ください!


―最初に、今回の病児保育会員サイトリニューアルの内容を教えて下さい。

(扇谷) 病児保育会員サイト(以下、「会員サイト」)は、名前の通り、フローレンスの会員さんが病児保育サービスの入会手続きや、予約を行うための専用サイトなのですが、今回のリニューアルの一番のポイントは、入会手続きや予約の画面をすべてスマートフォン対応したところですね。

また、だいぶシステム的な話になりますが、会員サイトそのものをSalesforce(※)のクラウド上で構築しています。

※セールスフォース・ドットコム様が提供するクラウド型の顧客管理サービス

(陣内) force.comという仕組みを使っているのですが、ウェブサイトもデータもすべてSalesforce上にある構成になりました。

もともと、会員データや予約データはSalesforceを使って管理していたのですが、予約のためのウェブサイトはレンタルサーバとPHPで構築していました。画面と業務データが完全に分かれていたので、ウェブサイトの表示性能があまり良くなかったんです。

それを今回、すべてSalesforceのプラットフォーム上にのせたので、サイトの表示がよりスピーディになり、また、メンテナンスもしやすくなっています。さらに安全性も高まりました。

(▼新会員サイトの画面。左:PCビュー 右:スマートフォンビュー)

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(橋田) リニューアル前の会員サイトは、5年ほど前に作ったものなのですが、本当に病児保育の予約に限った機能しかなかったんです。小さく作ったものを少しずつ増築というか、機能追加を繰り返して運用してきたものでした。

病児保育の会員の皆さんからも、サイトを使いやすくしてほしいという要望がありましたし、フローレンス事務局内部でも、事務作業をする上でのいろいろな要望がたまっていて。

ちょうどそういった悩みを抱えていたときに、東京都からの助成金がいただけることになって。会員サイトは、課題が山積みだったので、その助成金を使わせていただいて、リニューアルを行うことにしました。
けっこう、急に決まった話だったので、スケジュールが大変でしたけど・・・(苦笑)

―今回のプロジェクトで大変だったところはどんなところでしたか?

(橋田) いざ新しいサイトに盛り込む機能を決めようとしたときに、過去の要望や課題があちこちにちらばっていたり、最新の状態になっていなかったりして、整理するのが大変でしたね。

(扇谷) 開発に入る前に、状況を整理するところですね。システムチームは、もともとの会員サイトの機能がどのようになっているのかを改めて確認して。病児チームは、これまでに出てきた要望や課題を洗い出して、きれいにして。

その上で、「これが本当に今回のリニューアルでやりたいことだ」というのを皆で決めた感じですね。

そこが前半の山場でしたね。そこがちゃんと決まらないと、作るものが変わってきてしまうので。だいぶ緻密にやりましたね。

(橋田) それで、やりたいことを決めて、やっと見積が出て。それが年明けくらいですね。それくらいで陣内さんが入ってきたんですよね。

(陣内) そうですね。それくらいですね。
僕は2014年の12月にフローレンスに入社したのですが、本当はきりよく1月から入社しようと思っていたんです。なのですが、「どうしても参画してほしいプロジェクトがあるので、12月に入社していただけませんか?」という話になって。

そこまで言うなら、入社を早めましょう、ということで、12月に入社して、プロジェクトに入った感じですね。

(橋田) それで来てくれるって、すごいですね(笑)

(扇谷) たしかに(笑)

ただ、結果としては、そのタイミングで陣内さんが入ってくれて、プロジェクトの流れもだいぶ良くなったと思います。一ヶ月遅かったら、けっこうきつかったかもしれませんね。

(陣内) プロジェクトに入った時の印象は、とにかく、「橋田さん大変そう」という感じでした(笑)

(橋田) いざやるぞと決まって、詳細を詰めていくところは・・・本当に大変だったなあ・・・

入会手続きを会員サイト上で一気に終わらせることができるようにしよう、ということだったんですけど、会員さんにどんな内容を入力してもらって、それがSalesforce上ではどんな風に見えて・・・というのを決めるのが大変で。

こういう項目の入り方にしよう、と仮で決めたのを、入会の業務担当に確認したり、レスキュー隊員さんにも見てもらったり・・・いろんな人に確認を取るのが大変でした。ある人の言ったことを取り入れたら、別の人はそれではだめだ、となったりもして。
みんなそれぞれにいろんなことを言ってくるので(笑)

(▼病児保育事業部 橋田。病児保育会員担当(当時)。趣味はお酒を飲むこと)

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―システム開発のプロジェクトではよくあることだと思いますが、やっぱり現場のメンバーに協力してもらうのは大変でしたか?

(橋田) 時期的に、冬の繁忙期で病児保育の予約が多かったり、ちょうど病児保育サービスサイトの立ち上げがあったり、病児保育の新しいオプションが始まって忙しかったり、というのもあって、なかなか他のメンバーに、プロジェクトのために時間を割いてもらうのができなくて。

「この部分はあなたの担当だから、確認お願いします」みたいにタスクをお願いしても、プロジェクトの背景が腹に落ちてないし、時間も十分にとれないから、こちらが期待する結果が返ってこないこともあったりして。かといってひとつひとつ説明するにも時間が足りないし……

そんな中に、陣内さんがプロジェクト担当として入ってきてくれたんですよね。

(陣内) そうですね、最初は、ミーティングの内容を理解するのに必死だったんですけど。

3月くらいになってくると、時期的に、さすがにやばいぞっていう雰囲気が出てきて(笑)
それで、とりあえず……騒いだ(笑) 騒ぐの、得意なんです(笑)

受け入れテストの時期になってきて、現場のメンバーにも協力してもらわなくちゃ、というときに、誰がどういう点を確認する、というのを決めるミーティングがあったんですけど、現場メンバーは日常業務が大変でそれどころじゃない感じだったんです。

担当は決まるんだけど、回しきれていないというか。どうしても、優先度としては日常の現場業務を優先してしまうし。たぶん、プロジェクトの状況や、危機感がちゃんと伝わっていなかったんだと思うんですけど。

なので、そもそも会員サイトリニューアルって何なのか?というのを改めて関係者に説明してわかってもらったり、マネージャに状況を説明して、現場メンバーに時間を割いてもらうためのアドバイスをもらったり

それで、だいぶ風通しが良くなって、いろんな人に協力してもらえるようになりましたね。

(▼働き方革命事業部 陣内。システム担当。2歳の子どもがイヤイヤ期まっさかり)

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(橋田) フローレンスの文化として、きっちりお膳立てをしてプロジェクトを始めるというよりも、「やると決めたら、とりあえずやる」という感じなんです(笑)
なので、フルで入ってもらう人ではなくて、一部だけ協力してもらう人は、協力する意志は当然あるんですけど、こちらが望んでいるものをしっかり共有できてなくて、結果が得られなくて。

なので陣内さんが言うように、たくさん騒いで、人を巻き込んで、コミュニケーションをたくさんとってというのがよかったと思います。

あとは、扇谷さんが、厳しく期限のチェックをしてくれて。「これは今週中に決めないと間に合わないので、絶対にやってください」みたいに詰められたり(笑)

(扇谷) そんなこともありましたね(笑)

自分はこれまでシステムリリースをたくさんやってきたので、いつまでに何をしなければいけないというのが、ある程度頭には入っているんですけど、それに沿ったタスクをそれぞれに依頼するという感じでやっていました。

そういう意味では、その期限はみんなちゃんと守れていたと思います。

そうとう期限的にやばいときは、かなりきつく言わなければいけないこともあったんですけど(苦笑)

(陣内) フローレンスには、性格的にそういうことができる人があまり多くないので、すごく頼りになりましたね。

(扇谷) でも、フローレンスのすごいところは、いざやるぞとなると、システムを担当している人以外が、ものすごく前のめりで参加してくれるところですね。

(陣内) そうそう。「こういう状況だから、協力してください」というと、みんなびっくりするくらい前のめりで協力してくれて。

プロジェクトの背景が、最初はなかなか伝わっていなかったんだけど、一度理解してもらうと、ガンガン入ってきてくれて。ちょっとそれは、感動しましたね。

(扇谷) 日常の業務をこなした上で、「自分はこれくらいプロジェクトのために時間を出せます」というのをコミットしてくれて。テストフェーズにがっつり入ってもらえて、4月のテストで品質がぐんと上がりましたね。

しかもみんな「仕事だから仕方なく」という感じではなく、当事者意識を持ってやってくれるのが本当にすごいなと思います。あまりそういう組織ってないですね。

(▼扇谷。プロマネ業務委託としてフローレンスの様々なプロジェクトに参画。言うほど詰めキャラではない)

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(陣内) もともとシステムの会社にいた人間からすると、システムを使う人がすぐそばにいて、しかもこれだけがっつりコミットしてくれるっていうのはいいですね。

そういう、熱の共有ができる環境を求めて転職したというのもあるし、すごくよかったです。

―ありがとうございます。では最後に、今後の抱負などあれば、教えてください。

(橋田) 病児保育会員サイトについては、まだ「ここをこうしたい」というのがたくさんあるので、会員さんにとって使いやすいサイトになるよう、システムチームと一緒によりよくしていきたいです。

今回のプロジェクトで、システム要件の整理や、情報共有などに課題があることがわかったので、病児保育事業部に新しくシステム担当のサブマネージャを置くことにしたんです。
情報をサブマネージャに集約することで、システムチームとの情報連携がよりスムーズになると思います。

(陣内) そうですね、体制が整理されたことで、コミュニケーションがだいぶ取りやすくなったというのは実感としてあります。

システムチームとしては、現状、病児保育事業の比重が大きいですが、今後は、病児保育事業部以外の事業部ともやりとりが増えていくと思うので、その中で今回の経験を活かせるようにしたいですね。


いかがでしたでしょうか。

インタビュー中に出てきた「前のめり」というキーワードは、フローレンススタッフの行動指針であるフローレンスWAYでも掲げられています。

スピードを重視するフローレンスでは、100%完璧な準備を待たずに「前のめり」でプロジェクトをスタートすることも多く、そのため都度の軌道修正やリカバリーが必要になることも多々あります。

ですが、そういったときのスタッフの協力もまた「前のめり」で、皆で一体となり、率先して自分にできることをするという組織風土はとてもいいなと、私自身もよく感じます。

そんなフローレンスの雰囲気がインタビューから感じていただければ幸いです。

インタビューではほかにも

・新しいシステムベンダーに開発を依頼することにしたため、要件の整理や情報連携が大変だった
・SalesforceのVisualforceやコミュニティエディションなど、新しい技術要素が盛りだくさんだった
・並行して走っていた請求システムのリニューアルが地味に大変だった
・陣内は清水の舞台から飛び降りる覚悟で転職した

などなど、濃ゆいトピックがたくさんありましたが、編集の都合上、今回は泣く泣くカットしました。

そんなマニアックな話を聞いてみたい方は、Wantedlyのシステムチーム採用募集ページからどうぞ!

「子育てと仕事の両立できる社会」を創る”縁の下の力持ち”システム担当求ム!(※募集は終了いたしました)

また、フローレンスのシステム担当はどんな働き方をしているのだろう?という方はこちらの記事もご覧ください!

【事例紹介】フローレンスのシステム担当が定時に帰れる5つの秘訣

フローレンスWAYってなに?という方はこちらをどうぞ!

【事例紹介】行動指針『フローレンスWAY』〜浸透策編〜 行動指針を使った強い組織づくりの全貌を紹介!



書いた人:橋本 吉央


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