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働き方改革

2015/04/03

フローレンスのシステム担当が定時に帰れる5つの秘訣


家族

こんにちは。働き方革命事業部 システム担当の陣内です。

仕組み化に力を入れているフローレンスでは、ITをフル活用して徹底した業務効率化を実現しています。

それを支えるのが私たちシステム担当です。

一般的にシステムに関わる仕事は超多忙だと言われています。
しかし、ワークライフバランスの先進的組織を自負するフローレンスでは、システム担当も例に漏れずワークライフバランスを体現しています。
スタッフ一人あたりの平均残業時間はわずか15分/日です。

今回は、そんな大変なイメージがつきまとうシステムの仕事において、フローレンスのシステム担当がどのようにワークライフバランスを実現しているか、その秘訣をご紹介します。

1.使えるものを徹底的に使い倒す

フローレンスでは、ほとんどの業務システムをセールスフォース((株)セールスフォース・ドットコム様が提供するクラウド型の顧客管理サービス)上に構築しています。

なぜセールスフォースかというと、(株)セールスフォース・ドットコム様の社会貢献プログラムの恩恵で、NPOはとても安価に利用することができるからです。(統合された社会貢献活動。1/1/1モデル。

クラウドコンピューティングの代名詞とも言われるセールスフォースを安価に使えることは、リソース(人、物、カネ)が豊富でないNPOにとって、本当にありがたいことです。

普通はこのレベルのサービスを利用すると高いお金がかかるわけですが、それが無料に近い価格で使えるのです。有効に使わない手はありません。

メイン事業の病児保育をはじめとして、人事、経理、勤怠、などなど、従来の顧客管理用途に留まらず様々な用途にセールスフォースを使い倒してきました。

この選択が良い結果をもたらしました。
セールスフォースに集中してシステムの一元化を図ったことで、システム担当のワークライフバランスの実現に多くのメリットが生まれています。

 ・開発が超手軽。

 ・ユーザ部門がカスタマイズできる範囲が大きく、多くの要求を自己解決できる。
 システム担当への「あれやってね、これやってね」の依頼が少ない。(後述)

 ・セールスフォースに統一することで、システムの使い方、
 画面の作り方、開発のお作法が統一されて効率的。

 ・あらゆる業務データがセールスフォース上に一元化されていて、システム連携が簡単。

 ・クラウドサービスなのでサーバ管理の作業が不要。

私たちが残業をすることなく早く帰れるのは、かなりの部分、セールスフォースのおかげと言っても過言ではありません。

この場を借りて感謝を申しあげます。
サンキュー セールスフォース・ドットコム!

2.オーバースペックはもういらない

システム担当とユーザとの距離の近さは、システム担当の業務スリム化に一役買っています。

例えば、従来のシステム開発の現場では、こんなことがよくあります。

 ・ユーザ部門の細かい要望がすぐにわからない。後で確認する…と言っているうちに一週間…

 ・ユーザ部門は何をしでかすかわからない。
 性悪説に立って画面や入力チェックは開発側の責任として「ちゃんと完璧に」作らないといけない。

 ・ユーザ部門に余計なデータを見せない

フローレンスの場合はこうなります。

 ・ユーザ部門はすぐそこにいる。今すぐ確認する。

 ・入力チェックは最低限。画面はセールスフォースのデータ編集画面。
 あとは運用の様子を見ながら、必要に応じて作る。

 ・余計なデータが多少見えても「気にしないでね」。
 (注:コンプライアンスに抵触するものはちゃんとやります)

業務がちゃんと回ればいいんです。
システムとしての完成度は、必ずしも業務の円滑さとは比例しません。

業務を円滑に回すための最低限のレベルをまずは提供する。
必要なものはその後のコミュニケーションの中で見えてくる。
そういう考え方で、システムを作っています。

結果的に余計な機能の作り込みは極限まで少なくなります。
「作ったけど使わない」という機能は、フローレンスでは本当に少ないです。

こんなことができるのも、スタッフ全員が組織のビジョンに強くコミットしているからです。
一つ一つの業務が何のために存在しているか、ビジョンに焦点を合わせているから、システムの「モノ」としての完成度を追わないのです。

システム担当とユーザ部門のコミュニケーションにも、背景にビジョンへのコミットがあるから、適切な仕組みはどんなものか、何を作ればよいか、きちんと意識を合わせられます。

ユーザとの目線がちゃんと合っていれば、オーバースペックなシステムは必要ないんです。


3.現場への委譲

普通は開発側がやるような作業を、フローレンスでは現場側のユーザが結構やってしまいます。

その代表例が、データ集計用の画面追加です。

プログラミング言語で作りこんでいく通常のシステム開発では、1画面を追加するのに、数十万、数百万かかるような案件もあるかと思います。
画面を作って、ロジックをたてて、データベースへの問い合わせを組み上げて…。

セールスフォースでは、レポート機能でとても簡単にできます。
テーブルデータの結合、グルーピング、全てがドラッグアンドドロップで完結してしまいます。

フローレンススタッフ全員が通常の業務で既にセールスフォース脳になっているので、取りたいデータ集計画面をレポート機能でチャチャっと作ってしまいます。
その様子はさながらデータ職人、現場の皆さん、使いこなしていて凄いです。
どの程度かというと、ユーザ部門内で、セールスフォースの研修をできてしまうぐらいです。
本当にリテラシーが高いです。

システム担当はその元となるデータモデルをきちんと設計して、入力側の仕組みを作っておけばよいのです。
出力側は現場側で相当アレンジできるので、かなりの部分をお任せしています。

セールスフォースのレポート機能のおかげで、システム開発の工数は劇的に下がっています。

4.飛び込め!われらの現場に

フローレンスではフローレンスWAY(「【事例共有】行動指針『フローレンスWAY』〜浸透策編〜 
行動指針を使った強い組織づくりの全貌を紹介!
」)という行動指針を決めています。
その中に「飛び込め!われらの現場に」という指針があります。

例えば、病児保育のドクター往診サービスにサポートとして本部スタッフが同行する制度があります。

病児保育の利用会員の皆さんとこどもレスキュー隊員(保育スタッフ)のマッチング業務を
様々な担当の本部スタッフが交代制で毎日まわしています。

システム担当もこうした制度の下、現場業務の一端を担います。

現場業務を通して、システム担当は現場の立場や気持ちを理解できるようになります。

相手の立場を体感した上で協働できるので、開発の場面も、トラブルのときも、コミュニケーションがスムーズに進みます。
コミュニケーションのコストはとても低くなります。

5.経営陣のITへの強いコミットメント

代表の駒崎を含めて、経営陣が仕組み化、IT化に強くコミットしている点も、ワークライフバランスの実現に大きく寄与しています。

世の中に便利なツールやサービスがでてくると、使いたくてしょうがない、だけど、なかなか上の承認が得られない、という状況は一般的には多いと思います。

フローレンスでは経営陣のアンテナがとても高く、「このサービスを早く使わせろ!」というぐらいの勢いで、最新ツール、最新サービス導入の要求がどんどん上から落ちてきます。

応えていくのが大変なところもありますが、システム担当としては、自分も使いたい仕組みをトップの後押しでどんどん導入できるので、本当にありがたく、とてもエキサイティングです。

導入のスピードは早くなりますし、結果として私達の業務もスリムになります。

使いたかったあのサービス、あのツール、飽きるほど使えて本当に嬉しい!

おわりに

いかがだったでしょうか?

やや挑戦的なことも書きました。

システム担当メンバーのほとんどは、かつてIT企業でシステム開発に関わり、そこで感じた課題意識をエネルギー源に、社会変革を起こしたいという強い気持ちで働き方革命に挑んでいます。
私自身もそういう気持ちでフローレンスにやってきました。

今後も引き続き、システム屋目線の働き方革命に果敢にトライして、多くの方々のヒントになるような成果をご報告していければと思います。


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書いた人:陣内 一喜


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