多くの人と共に働く中で、絶対に欠かせないのが「コミュニケーション」。

コミュニケーションは誰もが日常的に取っているものですが、普段意識したり、考えたりすることはあまりないかもしれません。それでも何を大切に、どんなコミュニケーションを取っていくかで、関係性、物事の進め方も変わっていきます。

フローレンスは16年目を迎え、7事業、700名近くのスタッフが働く、大きな組織となってきました。

事業の拡大や推進のスピードが増す一方、コミュニケーションが複雑化したり、コミュニケーションの齟齬が生まれたりと、難しさも出てきました。

また2020年に感染拡大した「新型コロナウイルス」によって、在宅勤務が増え、オンラインでのコミュニケーションの難しさを感じることもあります。

そのような中で、私たちが私たちらしくあるために、フローレンスが大切にしている「つよくてやさしいチーム」でいるために、「コミュニケーション指針」を作ることを決めました。

自分たちが大切にしたいコミュニケーション指針が根幹にあることで、メンバー同士のコミュニケーションの質、量も高めていくことができます。

今回は、どのような背景から、どのような思いでコミュニケーション指針を作ってきたかを皆さんにご紹介します！

ありたい私たちでいるために：プロジェクト立ち上げ

フローレンスは、今年で設立16年目となりました。設立当時、事業は病児保育のみ、たった数人で、フローレンスは始まりました。数少ないスタッフが様々な業務を兼務し、毎日顔を突き合わせながら密にコミュニケーションを取り、事業を大きくしていきました。

そして今。フローレンスの事業は7つに増え、人数も700名近くと、非常に大きな組織になりました。更に、新規事業も複数立ち上がっています。

事業も職種も人のタイプもより多様性・複雑性が増す中で、「情報はたくさん流れてくるけれど、前提が分からず理解できない」「横文字の意味を調べるところから始まる」「伝え方が一方的で冷たく感じる」…と、コミュニケーション面での難しさを感じる声を、多く聞くようになってきました。
　
「今、私達には、さらに新しいことに挑戦をし、大きな組織になったとしても、ありたい私たちでいられるためのコミュニケーションの指針が必要なのではないか？そして、その指針は皆さんと一緒に作りたい」

そんな想いから、このプロジェクトは立ち上がりました。

スタッフ誰もが意見を言うことができるように：コミュニケーション指針作成プロセス

今回のプロジェクトで私たちがこだわったこと。

それは「このプロジェクトが進む過程で、スタッフの誰もが意見を言うことができる」ということ。

今回作ろうとしているのは、「スタッフ全員が“私達らしく”あるためのコミュニケーションの指針」。だからこそ、一部のメンバーだけで決めるのではなく、決めていくプロセスに誰でも関わることができるように進めていきました。

まずは全社に向けてアンケートを実施。

フローレンス組織づくりの指針である「チーム（ありたい組織像）」が実現された組織では、どのようなコミュニケーションが行われているか。またこのような組織になるのを難しくするのはどのようなコミュニケーションか、アンケートで聞き取っていきました。

思いを共有していく：ヒアリング会

次に行ったのは、「チームとして、何を大事にしていくか」を実際にみんなで話し、考えて、決定していくための対話の場です。

決定のプロセスの中で、メンバーが一緒に作り上げていく、意見を言える、思いを伝えるという経験が大切だと思いますし、そうすることでコミュニケーション指針の自分ごと化もしやすくなります。

オンラインで開催されたヒアリング会には、保育現場スタッフも事務局スタッフも一緒に参加し、小グループに分かれて、「チーム（ありたい組織像）」について自分はどう思うか、自分がよいチームであるために何を大切にしているかをシェアしていきました。

対話していく中で出てきた意見が下記のようなものです。

多くの人が共通して口にしていたのが「否定しない」「ポジティブフィードバックをする」「お互いを知る、リスペクトする」ということでした。

コミュニケーション指針を作成する上で、このあたりは重要なポイントになると思いました。

コロナ禍で在宅勤務が増え、立場、事業部を越えて対話する場や機会を作ることが難しい中で、このように一人一人を知り、自分の思いを伝え、共有することができる場や機会を作っていくことの重要性も感じました。

2回のヒアリング会を経て、最後は代表の駒崎も交えて、コミュニケーション指針の最終化を行いました。

最終化では、実際のコミュニケーションで活用できるか、どんな言葉であればイメージできるかを考えながら、議論を重ねていきました。

ついに完成！コミュニケーション指針

アンケート、ヒアリング会、最終化会と様々なプロセスを経て、ついに完成したコミュニケーション指針がこちらになります！

完成に当たって、私たちが大切にしたことは、みんなの思い、意見が反映されていること。そして誰にとってもわかる言葉を使うこと。

約700名いるフローレンススタッフにとって分かりにくいもの、違和感があるものでは本末転倒。だからこそ今回は「誰もが意見を言うことができる」「作成の過程に参加できる」ことを大切にして、進めてきました。

完成して終わりではなく、浸透させていく

指針は完成しましたが、これで終わりではありません。

コミュニケーション指針について知ってもらい、実際に自分ごと化する、浸透させていくことが大切です。

浸透させていくために、以下のことを行いました。

・コミュニケーション指針を目にする機会を増やす
・コミュニケーション指針策定にこめた思い、背景、プロセスを直接伝える

「目にする機会を増やす」施策として行なったのが「チラシ」と「zoom背景」の作成です。

このような視覚的にもわかりやすいチラシをオフィスに掲示していきました。

そしてもう一つが「zoom背景」。

在宅勤務が増える中で、オンライン会議ツールである「zoom」は日常的に使用するものとなりました。

そのzoomの背景にコミュニケーション指針を設定することで、目にする機会を増やし、zoom背景をフックにコミュニケーション指針に関して会話を生み出すねらいです。

実際には、このような感じで、普段のzoom背景としてスタッフが使用しています。
zoom背景を通して、どのコミュニケーション指針がお気に入りか、なぜそのコミュニケーション指針の背景を選んだのかなどの会話も生まれていきました。

そしてもう一つ行なったことが、ランチ会などの場で直接思いを伝えること。

何が課題で、どんな思いで、なぜコミュニケーション指針を作成したのか、どのようなプロセスで作ってきたのか。

直接伝えることで、理解も深まり、自分としてはどう思うか、どのように使っていこうと思うかを考えてもらうきっかけになったと思います。

「さらに新しいことに挑戦をし、大きな組織になったとしても、ありたい私たちでいられるためのコミュニケーションの指針が必要なのではないか？そして、その指針は皆さんと一緒に作りたい」

そんな思いで作成をしてきたコミュニケーション指針。

一部の人たちだけで作ることは簡単です。
しかし今回私たちが大切にしてきたのは「誰もが意見を言うことが出来る」。そして「作る過程に参加することが出来る」と言うこと。

本当に多様な意見が出て、思い通りに進まないこともありました。

それでも、普段思っていてもなかなか言えなかったことを言うことが出来る、あまり知らなかった人を知ることが出来る、思い、背景を共有していくことが出来ることが大切だということを改めて実感しました。

コミュニケーション指針はあくまで指針です。これでコミュニケーションの課題を全て解決することはできないですが、それでもみんなが同じ方向を向いて歩いていく一つのきっかけになれると思います。

そんな組織であるために、これからも試行錯誤しながら、みんなで共に進んでいきたいと思っています。

最後にプロジェクトメンバーの声をお聞きください。

フローレンスでは、現在、共に進んでいくスタッフを募集しております。ぜひこの機会にご検討ください。

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